Muchas compañías no aplican ciertos hábitos saludables como armar un presupuesto anual de una empresa. Si eres una de ellas, te sugerimos que desde hoy apliques este buen hábito para disminuir riesgos.
En este artículo queremos resaltar la importancia de un presupuesto y cómo desarrollarlo para que esté planificado en los proyectos que usted y su equipo se propongan para cumplir sus metas.
Empecemos primero por definir, ¿Qué es un presupuesto anual de una empresa?
El presupuesto es un análisis, cálculo y planificación anticipado para llevar a cabo un proyecto. En el presupuesto se contemplan los ingresos y gastos de cada proyecto, tarea o metas.
Los proyectos tienen sus costos, y estos costos pueden variar dependiendo de lo que hagamos, si no conocemos cuánto nos costará llegar a una meta establecida, sería como caminar a ciegas.
El propósito del presupuesto es permitir a las empresas proyectarse a corto o largo plazo según la visión y metas que desea. De esta manera el equipo de trabajo podrá mantener el margen de la disponibilidad financiera que tendrán para cumplir la tarea sin poner en riesgo las finanzas de la empresa en general, así el margen de riesgo de pérdidas será mínimo.
Para empezar desarrollar un presupuesto debes primero:
Establece tus Metas
Analiza qué metas deseas establecer para el año: ya sea aumentar tus ganancias, alcance, abrir nuevas sucursales, aumentar tu inventario, variar más tu bodega, de esta manera podrás tener una orientación de lo que buscas.
Los Ingresos
Los ingresos y ventas permitirán no solo cubrir los gastos operativos, sino también ayuda a la inversión que requerirá el proyecto que se esté elaborando; maximizar las ventas permitirá que su presupuesto cuente con el valor monetario para llevar a cabo dichos proyectos.
Detalle la información de gastos fijo y variables
Es importante conocer cuánto gastamos a lo largo del año, tener claras las cifras de nuestros gastos fijos y variables. Dicho lo anterior, la única forma de saber un aproximado en la cuenta de gastos es tomar de referencia el año anterior para así conocer el aproximado de gastos que conlleva las operaciones normales y de esta manera proyectar los gastos e ingresarlos en el presupuesto.
Establecer el presupuesto por área de trabajo
Se debe conocer el área de trabajo y sus alcances, tanto en el área administrativa como en la parte técnica. Cada área de trabajo tiene diferentes prioridades y gastos, se debe tomar en cuenta que cada área tiene su especialidad y por ende los gastos son proporcionales a dicha especialidad de trabajo.
Adquiera un Software Contable
Un software contable te permitirá automatizar recursos y tiempo al momento de hacer un presupuesto, ya que en ella podrás llevar todos tus registros de ingresos y gastos. Adicionalmente, un buen sistema contable te permitirá lanzar reportes para proyectar los presupuestos anuales futuros con el historial de presupuestos de años anteriores y así sacar un aproximado.
Cuando se llevará a cabo el plan de acción
El plan de acción se lleva a cabo dependiendo de la necesidad o urgencia de la empresa, cada empresa determinará el periodo u horizonte de aplicación de dicho presupuesto. Se puede ejecutar en el próximo trimestre, cuatrimestre, semestre.
Algunas recomendaciones al momento de elaborar un presupuesto
- Sé realista de las metas de la empresa
Tu presupuesto debe mantener el margen de realismo de las capacidades que tu empresa podrá sobrellevar, no puedes esperar a cumplir tus metas si tus metas son más grandes que las utilidades netas de tu empresa.
- No omitas ninguna información
¡La información es poder!. A medida que conserves tus facturas de gastos, estas ayudarán para evaluar mensualmente el estado del presupuesto y crearás un historial para presupuestos anuales futuros.
- Que tus gastos no superen tus ingresos
Este punto se relaciona con el punto anterior, ya que al conservar las facturas de gastos permitirá a la empresa evaluar el estatus de los ingresos contra los gastos de manera mensual y permitirá establecer estrategias con tiempo, para aplicar cambios necesarios según lo requiera.
- Tener una buena métrica que se ejecute en tiempo real y de manera retroalimentativa
Un sistema contable puede brindarle la ayuda para llevar una medida del estado de su empresa en tiempo real por medio de reportes y así tener evaluaciones mensuales, bimestrales, trimestrales o anuales para brindarle un panorama más amplio del crecimiento de su empresa.
- Desarrollar un método predictivo de estimación futura de imprevistos y sobrecostos dentro del presupuesto
La manera para estimar los imprevistos y sobrecostos es la evaluación mensual del presupuesto y de las cuentas de los gastos e ingresos.
- Tener disciplina y control en el desarrollo y ejecución del presupuesto
Mantenerse dentro de los límites del presupuesto ayudará a que la empresa pueda alcanzar sus metas en el tiempo estipulado, por ejemplo, si gastas más de lo que se estipulo en el presupuesto está la probabilidad que se sufra un déficit y no cumplir las metas previamente establecidas, por esta razón es importante que no se debe escatimar los límites establecidos del presupuesto.
- Ser constante en dicho aplicacion de presupuesto
La constancia es indispensable en toda meta, ya sea aumentar las ventas, adquirir nuevas mercancías, llegar a más mercados, entre otros, la constancia es sinónimo de esfuerzo y trabajo por lo que te animamos a no rendirse al momento en que se presenten obstáculos.
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